참여 유도 하기

잘 알지 못하는 집단과 하루 동안의 미팅을 진행하고 있는데 아무것도 진척되지 않는다고 상상해보자

아무도 질문에 답을 하지 않는다. 일부 사람은 지루함을 느끼는 것이 눈에 보인다. 또 어떤 이들은 미팅에 대해 드러내놓고 불편함을 표현한다. 당신이 진지한 질문을 던지면 모든 사람들이 소심해지고 주눅 들어 보인다. 상황이 이렇다면 당신은 어떻게 미팅의 나머지를 진행해 나갈지를 걱정하기 시작할 것이다. 집단의 모든 구성원이 열성적으로 미팅에 참여하는 것을 기대할 수는 없다. 사실상 대부분의 집단들을 효과적으로 수행하도록 하기 위해서는 많은 워밍업과 여러 가지 참여유도를 위한 기법들이 선행되어져야 한다. 사람들의 활발한 참여를 유도하기 위해 첫번째로 해야 할 일은 참석자들이 소극적인 참여의식을 가지고 있는 이유를 이해해야 한다.

 

참여를 방해하는 아래의 몇가지 상황들을 고려해서, 참여를 저해하는요인을 알아낸다.

- 구성원들이 토론중인 논제에 대해서 잘못 이해하고 있을 수도있다.

- 토론하고 있는 논제에 대한 몰입이 결여 되어 있을 수도 있다.

- 개개인이 자신의 기여도가 얼마나 중요한지 확신하지 못하고 있을 수도 있다.

- 다른 사람들 앞에서 발표하는 것에 자신감이 없을 수도 있다.

- 다른 동료의 반응에 대해서 두려움을 가질 수도 있다.

- 말이 많은 구성원들로 인해 조용한 사람들이 이야기 하지 못하고 있을 수도 있다.

- 일부 사람들은 상사 앞에서 발언하는 것을 꺼려할 수도 있다.

- 집단 내부의 개방성과 신뢰감 수준이 낮을 수도 있다.

- 구성원들은 위축시키게 할만한 어떤 충격적인 사건이 최근에 있었을 수도 있다.

- 그 조직이 전통적으로 조직 구성원들의 제안을 귀담아 듣지 않았다던가, 그 의견을 무시해 왔을 수도 있다

 

미팅을 준비할 때, 구성원들의 참여도가 어느 수준인가를 사전에 평가하는 작업은 대단히 중요하다.

 

아래의 질문들을 이용하여 워크숍 시작 전에 참석자들의 참여도를 미리 파악할 수 있게 된다.

- 참석자들이 미팅을 하고 아이디어를 토론하는 것에 익숙한가?

- 구성원들이 리더와 다른사람들 앞에서 말을 하는 것에 대해 어떻게 느끼는가?

- 구성원들의 관계가 좋은가? 아니면 표면적으로만 좋은 관계인 것처럼 보이는가?

- 최근에 구조조정이 있었는가, 아니면 참석자들의 관심을 분산시키는 개인적인 비극이나 어떤 사건이 있었는가?

- 구성원들의 경청하기, 토론하기, 결론내리기 등과 같은 토론 문화에 익숙해져 있는가?

- 집단에서 과거에 미팅들이 그런 식으로 진행되어 왔는가?

- 리더나 조직이 집단의 아이디어나 제안에 지지적인가?

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1. 적극적 참여를 유도하기 위한 분위기 조성

퍼실리테이터로서 당신은 참석자들의 전폭적인 참여를 위해 선행되어야 할 기본적인 요소들을 이해해야 한다. 일반적으로 사람들은 아래와 같은 상황에 있을 때 관심을 가지고 미팅에 참여하게 된다.

- 다른 참석자들과 함께 하면 편안한 기분이 들 때

- 토론하고 있는 논제에 명확히 이해하고 있을 때

- 회의 진행 계획에 자신의 의견이 약간이라도 반영되었을 때

- 논제에 자신이 관여 되어 있다고 느낄 때

- 효과적인 토론에 필요한 정보와 지식을 가지고 있을 때

- 그들의 의견을 표현하는데 편안하고 자유로운 느낌을 가질 때

- 방해가 없거나 부당한 영향을 받지 않을 때

- 퍼실리테이터에게 신뢰감과 믿음이 갈 때

- 미팅 장소가 편안하고 안락할 때

- 조직이 그들의 아이디어를 지지해줄 것이라고 느낄 때

 

집단이 저항적일수록 사전에구성원들과 개별 인터뷰나 또는 포커스 그룹 인터뷰를 실시함으로써, 자신들이 이 미팅에 개입되어 있고 자신들의 의견이 미팅 안건에 반영되어 있다고 느끼도록 해야 한다.

 

많은 사람들이 적극적으로 미팅과 토론에 참여하도록 하는 것은 퍼실리테이터의 주요한 책무 중의 하나이다. 소수의 몇몇 사람이 미팅을 좌지우지 하거나 절반이 넘는 사람이 조용하게 움츠려 있는 미팅을 운영하는 데 대한 변명의 여지는 없다. 여기 당신이 활발한 참여를 유도하는데 도움이 되는 활동이 있다.

 

1) 어색한 분위기 깨기

구성원들이 서로 잘 알고 있는 집단에서도 정감 있고 서로 지지하는 분위기를 만들기 위해서는 썰렁한 분위기를 깨야 한다. 서로 안면이 없는 사람들로 이루어진 집단이라면 어색한 분위기를 없애는 것이 더더욱 중요하다. 이렇게 함으로써 사람들이 서로 안면을 갖게 되고 모르는 사람 앞에서 말해야 한다는 거북함을 제거하는 데 도움이 된다.

어색한 분위기 없애기에 대한 책은 시중에 많이 나와 있다. 이에 관한 책을 구입해서 적어도 네다섯 가지의 워밍업 방식을 습득하여, 언제 어느 때든 상황에 적합한 방법을 사용할 수 있도록 해야 한다.

 

2) 논제 명확히 하기

설계 단계에서는 토론되어야 할 각각의 논제가 명확히 규명되었는지를 확실히 하도록 특별히 노력해야 한다. 예를 들어서 미팅이 문제를 해결하기 위해 소집되었다면, 문제에 대해서 확실하게 언급하는 것을 잊으면 안 된다. 미팅의 형태와 상관없이 그 목적을 자세하고 명확하게 언급하는 것이 필수적이다. 각각의 토론이 갖는 목표를 명확히 규정함으로써 논제의 명확성을 확보할 수 있다. 따라서 토론 시작 전에 최종적으로 달성하기 원하는 목표상태에 대해 집단이 의견일치를 이루어야 한다. 이렇게 함으로써 일단 참석자들을 공동의 목표를 향해 정렬시킨다. 어떠한 미팅이든지 시작할 때에, 아래의 사항을 이용해서 모든 사람이 미팅의 목적에 대해서 명확히 알 수 있도록 하라.

 

항상 목표를 직시하고 현재 상태가 그 궤도상에 있는지 확인한다.

- 무엇 때문에 미팅을 하게 되었는지를 리뷰해서, 모든 사람들이 그 내력을 이해할 수 있도록 한다.

- 안건을 설정하는데 구성원의 참여가 있었다는 것을 증명하기 위해서 설문조사에서 구성원들이 제시한 정보, 포커스그룹 인터뷰 내용 등을 공유한다.

- 참석자의 완벽한 이해와 참여를 유도하기 위해, 미팅의 목적을 참석자 전원이 인준하도록 한다.

- 퍼실리테이션의 목표를 명확히 언급해서 모든 사람이 최종 목표 상태에 대해 명확히 알게 한다.

 

아주 청명한 하늘에도 갑자기 구름이 낄 수 있다는 것을 잊어서는 안된다. 목적을 명확하게 해두어도, 구성원들이 곁길로 빠질 수도 있고, 또는 갑자기 토론해야 할 더 중요한 쟁점이 떠올라 그 쟁점을 토론하기로 결정할 수도 있다. 여기서 퍼실리테이터가 해주어야 할 역할은 구성원들이 그들의 목표에 대해서 혼동하지 않고 명확하게 인식하고 있는지 지속적으로 확인하는 것이다. 그렇게 함으로써, 집단이 '잘못된 길로 행진하고 있는 것'을 깨달을 수 있도록 할 수 있다. 그러나 때로는 계획하지 않았던 논제가 팀을 위한 더 나은 선택이 될 수도 있다. 만일 곁길로 빠지는 것이 팀을 위해 더 나은 션택이라면, 목표를 재정의할 필요가 있다. 그리고 나서 새로운 방향에서 출발해야 한다. 퍼실리테이터에게 있어서 미팅의 설계를 중도에서 재정의하는 것은 빈번하게 일어나는 일이다. 현명한 퍼실리테이터라면 항상 변화에 문을 열어 놓고 있어야 한다. 아무 의미도 없는 토론을 '단지 안건이 있기 때문이란 이유로' 집단이 토론을 지속하도록 하는 것은 커다란 실패로 이르는 자명한 길이다.

 

3) 참여 유도하기

요즘 사람들은 매우 냉소적이다. 이들은 자신이 혹사당하고 있다고 느끼며, 쉽게 상처를  입는다. 이들은 자신이 얼마 안되는 월급 때문에 오랜 시간동안 일해야만 한다고 생각하고 있으며, 그렇지 않으면 구조조정의 대상이 될 수 있다고 불안해 한다. 구성원들의 사기는 늘 저하되어 있고, 리더에 대한 불신은 매우 높다.

사람들이 자발적으로 미팅에 열성적이도 강렬하게 몰두할 것이라는 단순한 생각을 가지고 있는 퍼실리테이터는 충격을 받게 될 것이다. 퍼실리테이터는 아래에 제시된 상황들 중 어떤 것이 참가자들의 참여를 소극적이도록 만들었는지 미리 파악하고 대처해야 할 것이다.

- 시간외 근무를 해야 할만큼 바쁘기 때문에, 미팅에 참석할 시간을 낼 수가 없다.

- 미팅에서 결정되는 많은 행동계획들은 대개의 경우 구성원들이 원하는 것이 아닌 업무만을 가중시키는 결과를 가져 온다.

- 미팅에서 산출된 아이디어들을 조직이 지지하지 않을 수 있음, 내일 당장 우선순위가 변할지도 모른다고 생각한다.

- 미팅에서 얻어진 개선점들이 단지 조직의 이익만을 위한 것일 뿐이라고 생각하고 있다.