빈약한 의사결정 해결방안

집단 내의 바람직한 의사결정을 돕는 일은 퍼실리테이터의 가장 중요한 역할 중 하나이다. 그러나 의사결정을 제대로 하기란 불행하게도 매우 어려운 일이다.

 

동일한 논제를 둘러싸고 세 번이나 연이어 결론이 나지 않는 미팅을 하고 있다고 상상해 보자. 모두가 지루함에 몸을 뒤틀거나 자리를 뜨는 와중에도 세 사람은 토론을 계속하고 있다. 어찌되었건 결론을 내려야 하는데,  이런 경우에 당신이라면 어떻게 할 것인가?

우선 부적절한 의사결정 방식의 전형적인 사례를 살펴보자.

- 토론이 가시적인 결론을 도출하지 못한 채 표류하고 있다. 토론이 후반부로 들어서면서 참가자들이 서로의 의견에 전혀 귀를 기울이지 않는다.

- 합의에 도달하기 위해 의견을 교환한 다음, 마침내 결론이 도출되었을 때는 핵심 사항을 확인할 시간이 거의 남아 있지 않다. 

- 토론 참가자들 중 두 사람은 토론 내내 거의 아무 말도 하지 않고 있다가, 나중에서야 자신들에게 의견을 묻지 않았다고 다른 참가자들에게 불평을 한다.

- 한 시간 정도 미팅이 진행된 후에도 실제적으로 도출된 결론이 없이 다른 주제로 넘어간다.

- 의견을 나누기보다는 누가 누구를 이기느냐는 식의 싸움이 전개되고 있다.

- 비록 내세우고 싶은 의견이 있다 하더라도, 미팅을 마치고자 하는 이유때문에 그저 팔짱을 끼고 방관하거나, 슬그머니 주장을 접는다. 

- 미팅이 끝나고 난 후, 여기저기에서 도출된 결론을 지지할 수 없다는 불평이 나온다.

 

위의 상황 중 하나라도 낯설게 느껴지지 않는 사례가 있다면, 당신이 속한 집단은 보다 효과적인 의사결정 방법을 배울 필요가 있는 것이다.

 

1. 빈약한 의사결정의 증상과 원인, 그리고 그 해결방안

빈약한 의사결정 과정에는 다음 중 하나 이상의 증상이 나타날 수 있다.

 

1) 토론이 방향을 잃고 표류한다.

해결방안이 도출되지 않은 채로 미팅이 여러 차례 계속되면서, 마치 쳇바퀴를 계속 맴돌고 있는 듯한 느낌이 든다.

 

① 원인: 결론에 도달하기 위한 사전계획이나 프로세스의 부재

어떤 수단을 활용할 것인지에 대한 사전 계획없이 바로 토론이 시작된다. 참가자들이 주제에 대한 체계적 접근이나, 상황에 대한 전체적 분석 없이 해결방안을 찾는다. 정보도 부족하다. 모든 참가자들은 각자가 선호하는 해결책을 주장한다. 그러나 그 중 충분한 동의를 얻은 해결방안은 나타나지 않는다. 구체적인 실행 계획도 작성되지 않는다.

② 해결방안: 이 집단에는 올바른 의사결정 도구와 단호한 퍼실리테이션을 이용하는 구조화된 의사결정 접근이 요구된다.

 

2) 전체적인 참여가 필요한 조항에 대해서는 투표방식을 활용하고, 간단한 사항을 결정할 때에는 합의 방식을 활용한다.

① 원인: 의사결정 방식에 대한 이해 부족

6가지 주요 의사결정 도구가 무엇인지, 또 어떤 경우에 활용해야 할지를 이해하지 못하고 있다.

② 해결방안: 의사결정을 위해 미팅을 할 때에는 사전에 6가지 주요 의사결정 방식에 대해 숙지하고, 어떤 방식을 활용할지 결정해 둘 필요가 있다.

 

3) 중요한 결론이 막 도출될 때가 되면 늘 시간이 부족하다.

① 원인: 미숙한 시간관리

미팅 시간을 사전에 미리 계획하지 않았으며, 시간 흐름을 모니터하지도 않는다. 중요한 안건에 대해서도, 중요한 사안들을 다루는데 필요한 시간을 따로 배정해 두지 않았다. 결국 중요하지 않은 사안을 논의하면서 시간을 낭비하게 된다. 미팅이 자주 정시보다 늦게 시작되고 느리게 진행되곤 한다.

② 해결방안: 각 미팅을 시작하기에 앞서 의제를 구체화할 필요가 있다. 미팅을 할 때, 퍼실리테이터는 단호하게 진행상황을 살피고 정확하게 시간을 조절해야 한다.

 

4) 중요 사안이 제기되었을 때, 참가자들의 감정이 격앙되고 논쟁적이 된다.

누구도 반대의견을 들을 하지 않는다.  모두가 자신의 의견이 옳다고만 주장하려 한다. 어느 누구도 다른 사람들의 침묵에 대해 관심을 두지 않고 토론을 주도한다.

 

① 원인: 집단 구성원들의 상호작용 기술 부족

모두가 자신의 의견만을 내세우면서 다른 참가자들의 의견에는 진심으로 귀를 기울이지 않는다. 어떻게 의사결정 시간을 구성해야 할지 어느 누구도 알지 못한다. 미팅에 대한 퍼실리테이션이 존재하지 않거나, 설사 존재한다 하더라도 빈약하다. 결과적으로 참가자들로 하여금 서로의 아이디어를 토대로 결론을 도출할 수 있도록 하는 시너지 효과가 없다. 이러한 대립적인 방식은 참가자들간의 관계에 손상을 주며, 결국 상황을 악화시킨다.

② 해결방안: 토론 참가자들에게는 보다 나은 의견 구축과 경청, 지지를 보일 수 있도록 집단효과성 기술에 대한 훈련이 요구된다. 이는 공식적인 훈련과정이나 비공식적 연습을 통해서 이루어 질 수 있다. 

 

5) 긴 미팅을 거친 후에야 문제가 무엇이며, 제약이나 가능성이 무엇인지에 대해 각자가 조금씩 다른 가정을 가지고 있음이 드러난다.

① 원인: 가정 점검의 실패

모든 참가자들은 그 상황에 대해 서로 다른 관점을 가지고 있으며, 그러한 자신의 관점을 토대로 개인의 의견이 제시된다. 개인의 가정들이 미팅에서 결코 공유되거나 검증되지 않는다.

② 해결방안: 탐색질문을 통해 미팅 참가자들의 진술에 바탕이 되는 가정이 무엇인지 밝혀낸다. 이러한 질문은 그 상황에 관련된 것일 수도 있고, 조직 또는 관련 인물들과 연관되어 있을 수도 있다. 가정이 일단 분명해지면, 이를 시험해보거나 준비, 또는 무시해 버릴 수 있다. 그러고 나서야 참가자들은 동일한 테두리 안에서 미팅에 참가할 수 있게 될 것이다.

 

6) 토론이 한참 동안 제자리걸음을 하고 있는데도 불구하고, 아무도 이를 바로 잡기 위한 조치를 취하려고 하지 않는다.

① 원인: 프로세스 점검의 부재

모든 것이 제자리를 차지 못하고 좌절 수준이 높아져가고 있지만, 누구하나 상황을 재고하고 집단을 재정비하기 위한 중간 휴식을 요청할 줄 모른다. 이것은 퍼실리테이션의 부재를 드러내는 것이다.

② 해결방안: 토론을 주기적으로 멈춘 뒤, 토론이 어떻게 진행되고 있는지, 그 속도는 적당한지, 그리고 참가자들이 토론이 진전을 느끼고 있는지, 주제에 대한 접근이 제대로 이루어지고 있다고 생각하는지를 토론 참가자들에게 묻는 것이 필요하다.