합의방식 이해를 통한 효과적인 의사결정

1. 합의방식의 이해

합의의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지가 않으므로, 반드시 모든 퍼실리테이터들이 완전히 이해하고 있어야 한다. 사실 미팅을 퍼실리테이션하는 것과 합의를 도출해 내는 것은 동일한 핵심가치와 신념에 그 바탕을 두고 있다.

모든 중요한  결정들에 대해서 합의를 이끌어내는 것 외에도, 퍼실리테이터들은 모든 활동들에서도 지속적으로 합의를 구축하게 된다.

 

다음은 합의 구축 활동들의 예이다.

- 집단 구성원들의 복잡한 아이디어들을 요약한다.

- 모든 구성원들이 집단의 명확한 목표와 목적에 맞춰 의견을 내도록 한다.

- 미팅의 목적에 대해 모든 구성원들의 참여를 이끌어낸다.

- 구성원들의 의견을 연결지음으로써 서로가 동일한 내용을 말하고 있다고 느끼게 한다.

- 토론이 끝난 후 진행된 내용들 중에서 구성원들이 기여한 바는 무엇이고 또 그 내용에 얼마나 만족하는지를 알 수 있도록 플립차트에 기록한다.

- 공식적인 의사결정 과정에 어떤 의사결정 방식을 활용할 지를 논의하고, 그에 관해 합의한다.

 

모든 퍼실리테이션 활동은 구성원들의 협력과 참여, 그리고 시너지와 통합을 추구하기 때문에, 합의 도출은 필수적인 요소가 된다.

 

2. 합의 과정의 특징

특정 이슈에 대한 공식적 의사결정방식으로서 합의 방식을 이용하든, 아니면 퍼실리테이션을 지속적으로 진행하면서 비공식적으로 합의 방식을 이용하든 다음의 경우에는 합의방식이 이용되고 있는 것이다.

- 많은 아이디어들이 공유되고 있을 때

- 구성원들의 감정이 개방적으로 이야기 될 때

- 모두가 서로의 의견을 경청할 때

- 적극적 경청과 아이디어들이 명확해지도록 재진술이 이루어질 때, 그리고 제시된 아이디어들이 다른 구성원들에 의해서 보강될 때

- 어느 누구도 앞서 결정된 해결방안을 고집하지 않고, 새로운 방식에 대해 자유롭고 객관적인 탐색이 이루어질때

- 최종 해결방안이 충분한 정보를 바탕으로 이루어질 때

- 정해진 최종방안에 대해 사람들이 스스로 그 결정과정에 참여했음을 만족스러워 할 때

- 최종안에 대해 모든 구성원들이 원했던 것이 아닐지라도 모든 상황이 고려되고 적용되었다고 느끼며 구성원 모두가 서슴없이 그 결정을 따를 수 있을 때

 

의사결정에 있어서 합의만이 유일한 수단이 되는 상황들이 있다. 이러한 경우, 구성원들은 모든 참가자들이 미티으이 결론을 받아들일 수 있을 때까지 서로의 동의 하에 토론을 지속한다.

민감한 안건에 대해 투표(또는 집단 내의 분열을 야기하는 다른 방법들)를 활용하지 않는 경우에는 집단의 중요한 결정에 대해 반대했던 사람들이라 할지라도 책임을 느끼게 된다. 

 

만일 어떤 특정한 의사결정에 있어서 모든 참가자들의 전적인 동의가 중요하다면, 퍼실리테이터는 저항 극복 전략을 사용할 필요가 있다. 이 전략에는 반대자들에 대하여 다음과 같은 솔직한 질문이 던져진다.

 

① 왜 이 의견을 지지하지 않습니까?

당신은 구체적으로 이 의견의 어떤 부분에 대해서 반대하시는 것입니까?

② 어느 부분을 수정하거나 추가하면 이 의견을 받아들일 수 있겠습니까?

 

어떤 경우든 미팅의 진행에 도움이 되는 퍼실리테이터의 주요 역할 중 하나는 미팅 참여자들이 자신과 다른 의견을 가지고 있는 참여자가 있더라도 무조건 전체의 결정사항을 수용하도록 하려는 유혹을 극복할 수 있도록 돕는 것이다. 서로이 차이에 대해 솔직하게 논의하고 받아들이도록 함으로써, 퍼실리테이터는 참가자들이 객관적인 탐색과 검토를 거쳐 결론을 도출할 수 있도록 한다.

퍼실리테이터는 "모두들 만족하십니까?" 혹은 "모두 동의하십니까?" 등의 질문만으로 합의 과정을 끝내려 해서는 안 된다. 아주 훌륭하나 합의 도출 과정이었더라도, 그 끝에 가서는 참가자들이 양보를 한 부분이 있거나 그들이 "바라던" 모든 것을 얻지는 못하기 때문이다.

합의는 참가자들이 모두 만족할 수 있는 100%의 동의를 이끌어내는 방법이 아니다.

 

합의의 목적은 주어진 상황에 대해 실천 가능한 최선의 결과를 도출해내는 것이다.

 

3. 의사결정에서 경계해야 할 사항들

의사결정은 쉬운 일이 아니다. 

다음의 내용은 의사결정 과정의 퍼실리테이션에 도움이 되는 몇가지 부가적인 지침들이다.

① 의사결정 세션에 이용될 프로세스에 대해 명확이 밝힌다. 활용할 도구들이나 기법들에 대해서도 설명한다.

② 참가자들이 그 이슈나 조직의 제약요인들에 대해 가지고 있는 가정이 무엇인지 질문한다. 그 답변을 기록하고 집단의 다른 구성원들과 함께 검토한다.

③ 대다수의 의사결정 과정에서는 자연스럽게 논쟁이 발생하게 된다. 의견의 대립에 대해서는 항상 단호하되 협조적으로 직면시킨다. 참가자들에게 서로 친절히 행동하거나 사이좋게 지내도록 요구해서 중재하려고 한다거나 애써 갈등을 회피하려 하지 않아야 한다.

④ 자신이 가진 의견이 중요하다고 생각하면서도 그냥 굴복한다거나 제안을 단념하지 말 것을 참가자들에게 강조한다. 모든 구성원들이 단순히 미팅의 원할한 진행에만 초점을 두는 경우에 그 결과는 "집단적 사고"로 나타나게 될 뿐이다. 이러한 결과는 미팅 후에도 모든 구성원들의 우호적 관계가 유지되도록 보장할 수는 있겠지만, 바람직한 해결방안을 도출해낼 수는 없다.

⑤ 만일 중요한 안건에 대해 합의를 통한 결정방식을 선택하게 된 경우에는, 그 과정이 어렵더라도 끝까지 고수해야 한다. 투표나 동전 던지기, 혹은 협상을 통해 진행을 쉽게 하고자 하는 마음을 가지지 않도록 경계해야 한다.

⑥ 어떤 안건이 이미 결정되었다 하더라도, 그 마무리에 특히 주의를 기울이도록 한다. 다른 주제로 넘어가지 전에 진정한 합의가 이루어졌는지를 점검하고 모든 것이 명확하게 마무리되었는지를 확인한다.

⑦ 만일 미팅이 결론을 도출해 내지 못하고 제자리에 맴돌거나 참가자들의 태도가 비효과적이라고 생각되면 미팅을 중단한다. 참가자들에게 다음과 같이 질문한다.

"잘 진행되고 있는 부분은 무엇입니까?"

"진행이 잘 되지 않는 부분은 무엇입니까?"

그리고 "그렇다면 우리는 이제 어떻게 해야 하겠습니까?"

그런 뒤 현재 상황을 개선하기 위한 제안을 받아 그것을 실천한다.