우선순위 설정

우선순위 설정

1. 우선순위 설정이란 무엇인가.

- 프로그램을 축소하거나 예산을 편성해야 하는 상황에서, 우선순위를 밝히고자 할 때 팀이나 부서의 구성원들을 개입시키는 과정

2. 언제 활용해야 하는가.

- 관리자가 우선순위를 결정하기보다는 집단의 구성원들을 그 과정에 개입시키는 것이 바람직할 때.

- 구성원들의 아이디어를 통해서 도움을 받고자 할 때.

3. 목적이 무엇인가.

- 구성원들이 그들의 우선순위를 명확히 하도록 돕고, 업무환경의 제약 속에서 그것을 관리할 책임감을 갖도록 한다.

4. 성과는 무엇인가.

- 집단의 구성원들이 직접 우선순위를 정하도록 함으로써, 구성원들로 하여금 그 결정을 수용하고 높은 몰입수준을 갖게 한다.

 

5. 우선순위 설정은 어떻게 하는가.

① 1단계: 우선순위 설정의 목적을 밝힌다.

- 예산을 20% 삭감하기 위한 것인가. 수십 가지의 제품이나 서비스를 서너 개로 줄이기 위한 것인가. 운영을 단순화 하기 위한 것인가.

- 그런 뒤, 기타 일정과 현실적인 고려요인들에 대해서도 명확히 한다.

- 만일 직무축소나 직무재배치로 연결될 가능성이 있는 경우에는 이러한 문제들을 시작부터 공개적으로 논의해야만 한다.

② 2단계: 우선순위 설정의 초점이 되는 항목들을 모두 밝힌다.

- 그 항목들에는 제품과 서비스에 관한 것에서부터 출판물과 사무실 위치에 이르기까지 다양할 수 있다.

③ 3단계: 다루어야 할 항목들이 정해지면, 그러한 항목들의 상대적 중요성을 평가하기 위한 기준들을 설정한다.

- 이러한 우선순위 설정의 기준은 그 상황에 맞도록 집단내에서 설정해야 한다.

- 보통 5~7개의 기준이면 충분할 것이다.

평가 기준의 예

- 고객의 요구/ 기대를 만족시킨다.

- 좋은 이미지를 창출한다.

- 전략적 방향을 지지한다.

- 중요한 혁신을 나타낸다.

- 최고 수준의 지원을 받는다.

- 실행 가능하다.

- 정책적 우선순위와 일치한다.

- 구성원들에게 긍정적인 자극을 준다.

- 비용대비 효과가 크다.

- 경제적인 이익을 창출한다.

- 사회적 이익을 창출한다.

- 프로그램의 균형에 기여한다.

- 환경적 이익을 창출한다.

일단 기준이 정해지면 우선순위 평가표를 작성한다. 좌측에는 우선순위를 정해야 할 항목들이 들어가고 상단에는 그것을 평가할 기준들이 들어가도록 표를 작성한 뒤, 각 항목들이 각각이 기준을 충족시키는 정도를 점수로 평가한다.

 

(아래 예: '1=낮은 우선순위', '2=중간 우선순위', '3=높은 우선순위'를 나타냄)

예) 만일 동물원이 서비스 프로그램들을 축소하는 경우, 그대로 남겨 두어야 할 것들은 무엇인가.

	고객의 니즈 충족	전략적 방향 지원	경제적 이익 창출	비용대비 효과	총평가
어린이를 위한 애완 동물원	3	3	3	2.5	11.5
가이드 투어	2	1	2	1	6
초청 강연	1.75	2.5	1	1	6.25
어린이를 위한 동물원 잡지	2.5	3	2	1	8.5

⑤ 5단계: 사람들이 각 항목을 평가하기 이전에, 구체적으로 공개 논의 한다. 최종 결정이 개인들의 평가를 통해 이루어지므로, 통합적인 집단 논의는 필수적이다. 특히 누군가가 직장을 잃을 수도 있는 경우에는 매우 중요하다. 일부 우선순위 설정과정에서는 기준에 "비중"을 두는 것이 유리할 수도 있다. 이에 대한 세부 내용을 보려면 본 장이 '의사결정표' 예를  참조하라.

⑥ 6단계: 각 아이템이 얼마나 기준을 충족시키는지를 구성원들에게 자신들이 이해한 바에 따라 평가하게 한다.

⑦ 7단계: 점수를 더한다. 그리고 나서 평가자(구성원)의 수로 나눈다. 그리고 그 결과에 대해 논의한다.

- 논의의 질문은 "우선순위가 올바로 정해졌는가. 점수를 통해 우리가 알 수 있는 것은 무엇인가." 등이 될 수 있다.

⑧ 8단계: 우선쉬위 설정이 결과는 하위집단에서 참조할 수 있다.

- 우선 순위를 실제 예산으로 바꾸고 실행계획을 세우는 것은 하위집단의 채임이기 때문이다.

- 최종 계획은 참여적 프로세스를 유지하기 위해, 전체 집단으로 모여서 결정한다.