준비 및 퍼실리테이션 시작, 유지

2022.10.28 - [조직관리 및 의사소통] - 퍼실리테이션 이행 단계

퍼실리테이션 이행 단계

 

3. 최종 준비

전문적인 퍼실리테이터들은 미팅을 진행하는 시간만큼의 시간을 준비하는데 할애한다. 쉽게 말하면 하루동안의 미팅을 퍼실리테이션 하기 위한 평균준비 기간은 하루이다, 좀 복잡한 미팅을 진행하게 될 경우에는 심지어 하루 미팅에 이틀 동안의 준비 기간이 필요할 때도 있다. 

워크숍/미팅시간	인터뷰 소요시간	설계 소요시간	전체 소요시간
1일 워크숍 (18명)	1/2일	1/2일	2일
2일 워크숍 (18명)	1일	1일	4일
2일 수련회 (60명)	1일	3일	6일

 

최종 준비를 위해 점검할 사항들

- 설계를 완결하고, 고객에게 제시할 수 있도록 문서로 작성해 둔다

- 모든 관련자들의 책임과 역할을 명시해 둔다

- 미팅 장소가 확보되었는지 확인한다

- 집단 리더의 미팅에 대한 세부 사항들과 최종 아젠다 준비를 돕는다

- 필요한 준비물과 장비가 갖추어졌는지 확인한다

- 모든 워크숍 자료와 유인물을 구상하고 준비한다

- 모든 경비와 필요한 플립차트를 완성한다

 

일반적으로 안내문을 구성원들에게 발송하는 일, 숙박과 식사, 적당한 회의실의 확보와 같은 세부사항을 준비하고 이에 대한 비용을 부담하는 일, 유인물의 준비와 이에 대한 비용, 구성원들의 참석 확인, 모든 과정이 계획된 시간에 맞추어 진행되도록 하는 일, 플립차트의 기록을 옮겨 적는 일, 행동계획 실행에 대한 점검, 결과 평가에 대한 책임은 집단 구성원에게 있다.

 

4. 퍼실리테이션의 시작

퍼실리테이터는 언제나 미팅 장소에 제일 먼저 도착해서 먼저 회의실과 그 외 미팅 진행에 필요한 장비와 준비물에 대한 최종 점검을 해야 한다. 즉 좌석 배치를 변경할 수도 있고, 아젠다와 설문조사 내용을 게시하고, 회의에 사용할 장비가 제대로 동작하는지 확인하고, 기타 준비가 미흡한 점들을 바로잡을 시간을 갖게 된다. 회의실 준비는 미팅에서 아주 용요하다. 여러 개의 작은 탁자로 이루어진 회의실이 소집단 토의나 전체 토의 모두에게 효과적이다. 거대한 회의용 탁자는 활발한 대화 분위기를 조성하는데 방해가 된다. 긴 테이블도 서열을 강조하는 경향이 있어서 구성원들간의 눈맞춤을 방해하게 된다. 많은 인원의 집단 미팅을 진행할 때는 회의실에 라운드 테이블을 고르게 배치해 놓고 참석자들을 앉히는 것이 좋다. 이때 한 테이블의 인원은 5명에서 8명이 적당하다. 주의해야 할 것은 그날 만들게 될 플립차트를 붙여 놓을 수 있는 공간을 충분하게 확보해야 한다는 점이다. 또한 많은 이젤도 필요하다. 소집단 하나당 각각 1개가 필요하고 방의 맨 정면에 2개가 있어야 한다. 회의를 정식으로 시작하기 전에 구성원들이 도착하기 시작한다면, 그들과 사소한 잡담을 나누어라, 이렇게 함으로써 분위기를 서먹서먹하지 않게 하면서 동시에 참석자들에게 당신을 알게 하고 친근감을 줄 수 있다당신은 여러 번의 미팅을 경험하면서 당신만의 퍼실리테이션 방식을 터득하고 발전 시킬 수 있게 될 것이다.

 

아래에 제시된 기본적인 사항은 당신이 퍼실리테이션을 시작할 때 취해야 할 일반적인 행동 단계들이다.

- 당신을 소개하고 간단한 개인 배경을 알려준다.

- 퍼실리테이터로서 당신이 수행하게 될 역할을 명확하게 설명한다.

- 참석자들이 수행해야 할 역할에 대해서도 명확히 설명한다.

- 참석자들이 돌아가면서 자신의 이름과 직위 정도를 소개하는 시간을 갖는다. 특히 서로 안면이 없는 사람들이 미팅에 참여했을 때는 반드시 서로 소개 하게 한다.

- 긴장을 풀 만한 워밍업을 실시한다. 이때 정해 놓은 시간을 준수해야 한다.

- 수집된 자료를 구성원들에게 검토하게 한다. 주요한 요점은 플립차트나 노트에 기입하고 질문에 답한다.

- 미팅의 궁극적인 목표와 구체적인 목적을 확실히 한다.

- 아젠다를 검토하고 이에 대한 의견을 적극 수용한다. 필요하면 수정작업을 한다.

- 시간을 재는 사람을 지정해서 시간 배정을 확실하게 한다.

- 구성원들이 아젠다를 진정으로 수용하는지 확인한다.

- 미팅의 진행과 관련된 제안들은 신경 써서 고려하도록 한다.

- 미팅의 진행을 위한 규범을 구성원들이 설정하도록 하고 이를 모든 사람이 볼 수 있는 곳에 게시한다.

- 종이 한장을 벽에 붙여놓고, 논제에서 벗어난 안건들을 적어둔 뒤 나중에 토론하도록 한다.

- 아젠다의 첫 번째 항목에 대해 토론을 시작한다. 모든 사람이 토론하고 있는 사항을 확실하게 이해하고 있는지 확인한다.

- 프로세스를 설명하고 어떤 식으로 아젠다들을 다룰 것인지에 대해서도 설명한다.

- 첫 번째 항목에 대한 시간 설정을 며확히 하고, 누군가에 시간을 체크하도록 한다.

- 토론을 시작한다.

 

5. 퍼실리테이션의 유지

어떤 모임을 진행하건 퍼실리테이터가 해야 할 임무는 능률적이고 효과적으로 토론이 진행될 수 있도록 하는 구조와 프로세스를 제공해야 한다는 것이다. 그 방법은 아래와 같다.

- 모든 구성원이 참여하도록 한다.

- 갈등을 잘 조율한다.

- 집단이 논제에 집중할 수 있도록 한다.

- 주제에서 빗나간 안건들이 논의되지 않도록 한다.

- 구성원들이 기본 규칙을 준수하도록 한다.

- 문제가 발생했을 때는 개입한다.

- 정력적이고 활기찬 모습을 유지한다.

- 긍정적인 어조로 말한다.

- 간단하게 필기함으로써 토론의 내용을 놓치지 않는다.

 

*사전준비가 무엇보다도 중요하다

*미팅장소에 제일 먼저 도착해서 좌석배치에 신경써라

*토론이 어떤식으로 진행되는지를 처음부터 끝까지 모니터한다.

*'프로세스 점검'을 이용해서 과정이 제대로 진행되고 있는지를 확인한다

*아무리 토론을 해도 결론에 도달하지 못하는 토론이 가장 나쁜 토론이다