퍼실리테이션 이행 단계

퍼실리테이터로서 범하기 쉬운 가장 큰 실수 중 하나는 집단의 현재 상황에 대한 사전 조사나, 미팅의 진행에 대한 사전 설계 없이 미팅 장소에 나타나는 일이다. 어떤 미팅이건 성공적인 미팅이 되기 위해서는 진행단계들에 대한 구체적인 사전 준비가 필요하다. 

다음에 제시된 단계는 일반적으로 외부 퍼실리테이터들이 자주 사용하는 단계지만, 조직의 내부인이 복잡한 회의나 워크숍을 진행할 때에도 유용하게 사용될 수 있다. 또한 소규모 집단 토의의 경우에는 4~6단계만을 따로 떼어서 사용해도 유용할 것이다.

퍼실리테이션 이행 단계
1. 사전조사 및 설계
2. 피드백과 조율
3. 최종 준비
4. 퍼실리테이션의 시작	어떤 회의에도 적용가능한 단계
5. 퍼실리테이션의 유지
6. 퍼실리테이션의 마무리
7. 퍼실리테이션 이후의 Follow-up

 

1. 사전조사 및 설계

성공적인 퍼실리테이션을 위한 첫 번째 단계는 집단에 대한 상세한 정보에 기반을 두고 미팅 전반을 설계해야 한다는 점이다. 당신이 외부에서 영입된 퍼실리테이터라면 집단리더에게 '외부에서 고용한 퍼실리테이터가 배경 정보를 수집하기 위해서 여러분들에게 연락을 취할 것'임을 알리는 공문을 보내라고 요청한다. 그리고 나서 제일 처음 해야 할 일은 미팅의 진행을 요청한 사람부터 먼저 만나보는 것이다. 여기에 이 사람 외에도 3~4명의 구성원들로부터 정보를 수집하는 것이 중요하다(정보를 수집해야 할 사람들의 수는 집단의 크기에 따라 달라질 수 있다). 여러 계층의 구성원들로부터 정보를 수집해야만 미팅에 대한 올바른 설계가 가능하게 된다. 리더로부터 들은 사실만을 토대로 미팅을 설계했는데, 미팅 도중에 집단의 어느 누구도 당산의 사전조사 내용에 공감하지 않는다면 무척 낭패스러울 것이다. 이러한 상황이 발생하게 된다면 준비하는데 걸린 시간만 낭비한 셈이 되고, 더욱 심각한 문제는 미팅 도중에 그 설계를 수정해야 한다는 점이다. 집단의 상황과 필요조건을 사전조사하기 위해서는 아래의 기법을 이용하면 된다.

- 1대1 인터뷰, 집단 인터뷰, 설문조사, 관찰

위의 네 가지 기법에 대해서는 3장에 자세히 설명되어 있고 예도 소개되어 있다.

집단에 대한 자료를 수집할 때는 항상 수집된 정보를 요약한 뒤에 반드시 그 집단에 피드백을 해야 한다. 피드백은 사전 조사 결과를 요약하거나 플립차트에 핵심사항을 기입하여 구성원들에게 제시하는 등의 방법으로 간단히 검토할 수 있으면 된다. 가능하면 미팅의 아젠다가 제시되기 이전에 피드백을 실시해야 한다. 사전조사와 피드백이 성공적으로 이루어지게 된다면, 미팅의 설계는 사전에 얻어진 정보에 의해서 물 흐르듯 진행 될 수 있을것이다. 일단 자료가 정리되고 집단이 필요로 하는 것에 대해 확실히 이해했다는 판단이 서면 사전 설계를 할 수 있다. 사전설계는 미팅의 목적을 명확하게 확인하는 것과 상세한 진행 지침을 가지고 아젠다를 설정하는 일을 포함한다.

 

2. 피드백과 조율

일단 미팅에 세부적인 아젠다를 설정했다면, 미팅 설계를 집단 구성원들과 공유함으로써 구성원들의 동의를 얻고, 구성원들로부터 도움이 될 만한 정보를 얻어야 한다. 당신이 인원이 많은 집단이나 복잡한 워크숍을 목적으로 미팅을 설계하는 것이라면, 피드백 작업(아젠다 확인작업)을 공식적으로 행해야 할 필요가 있다. 또 워크숍을 진행할 구성원 두세 명을 만나서, 당신이 수집한 자료에 대해서 그들의 피드백을 듣고 사전설계에 대해 검토하는 것이 일반적이다. 만일 진행하려는 미팅이 작은 규모의 집단이거나 단순한 미팅이라면 아젠다에 대해서 리더나 집단의 대표와 논의하는 것도 좋다. 집단 구성원들이 당신의 설계를 마음에 들어하지 않는 상황도 발생 할 수 있다. 이와 같은 상황은 집단이 원하는 것과 퍼실리테이터가 그 집단에 필요하다고 생각하는 것 사이의 갭 때문에 발생한다. 구성원들 중 설계에 대해 동의하지 않는 사람이 있다면, 당신이 구성원들의 모든 관점을 들었고, 그러한 관점들을 토대로 가능한 모든 대안들을 고려했다는 것을 구성원들에게 확실히 인식시켜 줄 피요가 있다. 만약 내용이 집단 내에서 공개적으로 토론하기에 너무 민감한 사안이라든가, 목적이 변경되었다든가 등의 경우처럼, 집단이 당신의 설계에 동의 할 수 없는 타당한 이유가 있다면, 당신은 그들의 생각을 존중해 주어야 한다. 그렇다고 해서 완전히 집단 구성원들의 의견에 의해서 좌지우지되어서는 안된다. 또 다른 한편으로 상황에 따라서 당신은 확고하게 당신의 설계를 관철시켜 나가야 한다. 특히 집단이 새로운 구성원들로 구성되어 있는 경우, 구성원들이 참여 유도 기법에 저항하는 경우, 혹은 구성원들이 서로 역기능적으로 행동했었던 적이 있을 경우에는 그렇게 할 필요성이 있다. 이러한 경우에는 일단 그들의 반대 의견에 귀를 기울여 줘야 한다. 그런 뒤 그들에게 당신이 적합하다고 생각하는 설계안에 대해 설명하고 이해시킨다. 그렇지만 때로는 그들이 원하는 것이 그들이 필요한 것은 아닐 수도 있다는 것을 인식시켜야 할 필요도 있다. 워크숍 설계에 대한 집단과 합의가 이루어지면, 피드백을 통해 최종적으로 결정된 설계에 대한 간단한 요약을 집단의 대표자에게 제시해 주어야 한다. 내용을 제시할 때는 정확하게 문서로 작성해서 전해야 서로가 잘못 이해할 소지를 줄일 수 있다.

 

*사전 준비는 퍼실리테이션 그 자체만큼 중요하다

*구성원들이 공감할 수 있는 미팅 설계가 되게 하라

*특정 사안에 대해 그 집단과 토론할 필요가 있다고 느낀다면, 너무 쉽게 철회하지 말라